Desde que la nueva ley de archivo de personal de Washington – SHB 1308 – entró en vigencia el 27 de julio de 2025, ha cambiado fundamentalmente el panorama de riesgos para cada empleador en el estado. Y los abogados de los demandantes lo saben. Están utilizando las solicitudes de archivo de personal como una herramienta estratégica que les permite asomarse detrás del telón y buscar violaciones mucho más allá del propio archivo de personal.
Si eso te hace sentir un poco nervioso, debería. Porque este es uno de los riesgos más fáciles de eliminar para los empleadores, SI se aborda correctamente y de manera oportuna.
Por qué esto es importante ahora
Bajo la SHB 1308, los empleados y ex empleados pueden exigir su archivo de personal, y los empleadores deben proporcionarlo en un plazo de 21 días – completo, preciso y conforme a la nueva definición estatutaria. Los ex empleados también obtuvieron el derecho a recibir la razón por escrito de su despido, también dentro de esa misma ventana de 21 días. Y debido a que la ley creó un derecho de acción privada, cualquier error (por ejemplo, una respuesta tardía, una producción incompleta o la inclusión de documentos que nunca debieron haber estado allí) conlleva un riesgo de daños estatutarios y honorarios de abogados.
Los abogados de los demandantes no solicitan archivos de personal por diversión, sino que buscan violaciones
Esto es lo que hemos visto, repetidamente, en los meses desde que entró en vigencia la SHB 1308:
Las solicitudes de archivo de personal se están utilizando como expediciones de pesca para violaciones completamente no relacionadas. Y cuando los empleadores incluyen documentos que nunca debieron estar en el archivo de personal desde el principio, los abogados de los demandantes lo consideran una ventaja.
La exposición es real, evitable y perjudicial financieramente para las empresas que operan de manera responsable.
Una solicitud de archivo de personal ya no es una tarea administrativa. Es un evento legal.
Abórdalo como tal.
Cómo llegar allí:
- Conoce EXACTAMENTE lo que pertenece a un archivo de personal – y lo que NO. La ley de Washington ahora define explícitamente la lista de lo que pertenece a un archivo de personal. Cualquier cosa fuera de esa lista no solo es innecesario, puede dañarte.
- Mantén un archivo de personal limpio y estandarizado para cada empleado. Los archivos de personal deben ser consistentes y predecibles. En general, los documentos relacionados con investigaciones, quejas o problemas legales pertenecen a un archivo separado.
- Implementa un flujo de trabajo de respuesta cuidadosamente controlado de 21 días. Esto incluye:
- registrar cada solicitud
- designar quién maneja la recopilación
- confirmar que se incluyen todos los registros necesarios
- verificar que no se mezcle nada inapropiado
- asegurar la revisión por parte del abogado antes de que salga algo
Si quieres mantenerte protegido, esto es lo que debes hacer a continuación
Seis cosas que puedes hacer para mantenerte protegido:
- auditar y limpiar los sistemas de archivos de personal
- construir estructuras de «archivo limpio» compatibles y simplificadas
- crear protocolos de respuesta de 21 días que funcionen realmente
- capacitar a los equipos de recursos humanos y supervisores
- revisar los archivos de personal antes de que se produzcan
- reducir el riesgo antes de que un solo abogado vea un documento
Si deseas proteger a tu organización de una exposición legal innecesaria y crear sistemas prácticos y sostenibles que te mantengan seguro, estamos listos cuando tú lo estés.
Asegurémonos de que tu próxima solicitud de archivo de personal sea un evento sin problemas, no una responsabilidad.
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Si tienes preguntas sobre la ley de archivos de personal de Washington (SHB 1308), responder a solicitudes de archivo de personal, o revisar las prácticas de archivo de personal y protocolos de respuesta de tu organización, comunícate con Meg Burnham u otro miembro del equipo de servicios de empleo de DWT. DWT seguirá monitoreando los desarrollos y proporcionando actualizaciones a medida que esté disponible orientación adicional. Para mantenerte informado, regístrate en nuestras alertas.
