Publicar una oferta de trabajo puede parecer sencillo, pero en California viene con una creciente lista de requisitos legales que muchos empleadores pasan por alto. Desde la divulgación de escalas salariales hasta las prohibiciones de historial salarial, las reglas en torno a las publicaciones de empleo han evolucionado significativamente en los últimos años y continúan siendo refinadas por la legislación, la orientación de la agencia y litigios. Hacerlo bien desde el principio no se trata solo de cumplir, sino de señalar a los solicitantes y a los reguladores por igual que su empresa toma sus obligaciones en serio y reduce su exposición a acciones de ejecución y reclamos.
Aquí hay cinco cosas que los empleadores de California deben saber antes de publicar su próxima posición abierta.
1. Todos los empleadores de California deben estar preparados para divulgar las escalas salariales a pedido.
El marco de transparencia salarial de California está principalmente codificado en la Sección 432.3 del Código Laboral. La ley tiene dos orígenes distintos. AB 168 (vigente a partir del 1 de enero de 2018) primero prohibió a los empleadores preguntar a los solicitantes sobre su historial salarial y requirió que los empleadores proporcionaran información sobre las escalas salariales a pedido razonable. SB 1162, firmada por el gobernador Newsom el 27 de septiembre de 2022 y vigente a partir del 1 de enero de 2023, amplió significativamente esas obligaciones, añadiendo un requisito de publicación obligatorio para los empleadores más grandes, extendiendo los derechos de divulgación a los empleados actuales e introduciendo un requisito de retención de registros.
Bajo la Sección 432.3(c)(1) del Código Laboral, todos los empleadores de California, independientemente del tamaño, deben proporcionar la escala salarial para un puesto abierto a cualquier solicitante que haga una solicitud razonable. Según la Sección 432.3(c)(2), los empleados actuales tienen derecho a solicitar la escala salarial de cualquier puesto que ocupen actualmente o estén buscando. Los empleadores deben mantener registros de títulos de trabajo y historial de tasas salariales para cada empleado durante todo el empleo y durante tres años después de que finalice el empleo según la Sección 432.3(c)(4).
El estándar de «solicitud razonable» tiene límites. La ley no está diseñada para permitir a alguien que camina frente a su tienda exigir un desglose completo de compensación para cada rol en su empresa. Sin embargo, si un candidato está activamente involucrado en su proceso de contratación, al enviar una solicitud, completar una entrevista o avanzar en la integración, su solicitud casi con seguridad calificará como razonable. Los empleadores deben tener un proceso consistente y documentado para responder a estas solicitudes, incluyendo quién es responsable de proporcionar la información y cómo se entrega.
Las obligaciones de divulgación de la escala salarial se aplican a todos los empleadores de California bajo la Sección 432.3 del Código Laboral. Si no tiene un proceso interno claro para responder cuando un solicitante pregunta cuánto paga el trabajo, construya uno ahora.
2. Los empleadores con 15 o más empleados deben incluir la escala salarial en todas las publicaciones de empleo.
SB 1162 agregó la Sección 432.3(c)(3) del Código Laboral, que requiere que los empleadores con 15 o más empleados incluyan la escala salarial directamente en todas las publicaciones de empleo, no detrás de un enlace o código QR. Según la Sección 432.3(c)(5), esta obligación se extiende también a terceros: si contrata a una agencia de empleo temporal, firma de reclutamiento o tablero de trabajos para publicar en su nombre, debe proporcionar la escala salarial a ese tercero, y el tercero debe incluirlo en la publicación. El requisito también cubre cualquier posición que pueda ser ocupada por un trabajador en California, incluidos roles completamente remotos.
El Código Laboral define «escala salarial» como el rango de salario u hora que el empleador espera pagar razonablemente por el puesto. Los bonos, la equidad, las propinas y otras formas de compensación no son expresamente requeridos, aunque muchos empleadores los incluyen para atraer candidatos. La escala salarial debe aparecer en la publicación misma; el Comisionado de Trabajo ha confirmado que vincular a una página separada o proporcionar un código QR no satisface el requisito.
21. Si publica trabajos a través de reclutadores o plataformas de terceros, no asuma que están manejando el requisito de la escala salarial. Confírmelo directamente con cada proveedor que publique en su nombre. La responsabilidad bajo la sección 432.3(c)(5) recae en el empleador.
3. Su rango salarial debe reflejar una estimación realista de buena fe, no un marcador de posición.
La definición de «escala salarial» bajo la Sección 432.3 del Código Laboral se ajustó a partir del 1 de enero de 2026 por SB 642, la Ley de Cumplimiento de la Equidad Salarial de California. La ley modificada ahora exige que una escala salarial refleje «una estimación de buena fe del rango de salario u hora que el empleador espera pagar por el puesto al ser contratado.» Este cambio fue una respuesta directa a los empleadores que publicaban rangos salariales artificialmente amplios que técnicamente cumplían con la ley anterior pero no proporcionaban información significativa a los solicitantes.
Los empleadores con rangos salariales genuinamente amplios para un puesto, debido a la ubicación geográfica, los niveles de experiencia o las estructuras de compensación variables, deben documentar la justificación empresarial y acercar el rango publicado lo más posible a las expectativas reales para la apertura específica. Un amplio rango puede ser defendible, pero debe poder explicarse. Si un candidato, un regulador o un abogado contrario desafía su rango publicado, debe estar preparado para demostrar que se basó en un análisis real de lo que esperaba pagar al momento de la contratación, no en un número elegido para cumplir con la ley sin divulgar nada sustancial.
Si no puede explicar su rango salarial publicado en términos comerciales sencillos, redúzcalo. SB 642 convirtió «buena fe» en un requisito estatutario, no solo en una mejor práctica.
4. Las publicaciones de reclutamiento en redes sociales pueden calificar como publicaciones de empleo – trátelas en consecuencia.
A medida que los empleadores reclutan cada vez más a través de Instagram, Facebook, LinkedIn y otras plataformas, ha surgido una pregunta práctica: ¿constituye una publicación en redes sociales una «publicación de empleo» para los fines de la Sección 432.3(c)(3) del Código Laboral? No hay jurisprudencia definitiva ni orientación de la agencia que resuelva este problema, pero el riesgo es real y los empleadores no deben asumir que están a salvo simplemente porque están publicando en una plataforma social en lugar de un tablero de trabajos tradicional.
Considere el rango: una publicación en LinkedIn que anuncia un puesto abierto específico con un enlace para postularse casi con seguridad es una publicación de empleo. Una historia casual de Instagram que dice «estamos contratando – envíanos un mensaje para obtener más detalles» y dirige a los seguidores a una página de solicitud ocupa un área más gris. Pero el principio subyacente es el mismo: si la publicación está diseñada para atraer solicitantes para un puesto específico, hay un argumento creíble de que califica como una publicación de empleo y debe incluir, o enlazar directamente, la información de la escala salarial requerida. El hecho de que la ley de transparencia salarial de California se redactó en una era de anuncios de empleo tradicionales no inmuniza la actividad de reclutamiento digital.
El enfoque más seguro es incluir la escala salarial en cada publicación de reclutamiento para un puesto específico, o asegurarse de que la página de solicitud vinculada contenga la información requerida. La falta de consistencia en las plataformas crea una exposición innecesaria.
5. Guarde sus publicaciones de empleo y conozca los otros plazos relacionados con la contratación en su radar.
Una de las obligaciones más pasadas por alto bajo SB 1162 es la retención de registros. La Sección 432.3(c)(4) del Código Laboral requiere que los empleadores conserven registros de títulos de trabajo e historial de tasas salariales para cada empleado durante la duración del empleo más tres años después de la separación. Aunque la ley no especifica un período de retención separado para las propias publicaciones de empleo, dado que las reclamaciones de salario y horas tienen un plazo de prescripción de tres años, y algunas reclamaciones relacionadas se extienden a cuatro años, los empleadores deben conservar copias de todas las publicaciones de empleo durante al menos tres años. Más importante aún, construya un proceso formal para guardar y organizar esas publicaciones en un formato recuperable.
Dos obligaciones adicionales merecen atención. En primer lugar, bajo la Sección 432.3(a)-(b) del Código Laboral (como originalmente promulgado por AB 168, vigente a partir del 1 de enero de 2018), se prohíbe a los empleadores preguntar a los solicitantes sobre su historial salarial o basarse en él en decisiones de compensación. Los gerentes de contratación deben ser capacitados en esta regla: las violaciones ocurren en conversaciones, no solo en papel. Sin embargo, los gerentes pueden preguntar a los solicitantes sobre sus expectativas salariales. En segundo lugar, los empleadores con 100 o más empleados tienen un plazo del 13 de mayo de 2026 para presentar su informe anual de datos salariales al Departamento de Derechos Civiles de California según el Código de Gobierno 12999, según lo ampliado por SB 1162. Este informe requiere datos detallados de la fuerza laboral desglosados por raza, etnia, sexo y categoría laboral. Comience a compilar esos datos ahora.
La retención de registros y la presentación de datos salariales suelen ser tratadas como una reflexión tardía, pero ambas conllevan un riesgo real de cumplimiento. Inclúyalas en su calendario de cumplimiento antes de que la fecha límite se le acerque.
